仕事が終わらない原因と仕事が早い人の特徴5選

こんにちは。シュウです。

今回は、仕事が終わらない原因と仕事が早い人の特徴5選というテーマでお話をしていきます。

「毎日残業続きで仕事が終わらない…」

「あの先輩はいつもサクサク仕事を進めていてすごいな」

「どうやったら仕事を早く終わらせられるか知りたい」

こういったお悩みをお持ちの方に向けて、解説しています。

本記事の内容

仕事が終わらない3つの原因

メールの抱え込み

仕事が遅い人はメールを抱えがちです。そのため、対応に追われてしまい仕事が立て込んでしまいます。

なぜかというと、メールの整理ができていないからです。

具体的には次のようなことが挙げられます。

• メールのフォルダ分けをしていない
• 即答できるメールを後回しにしている
• 署名を設定していない

こうなると、本来の仕事に取り組めず、残業をすることになってしまいます。

時間を見積もっていない

仕事が終わらないことが多い場合、「仕事にかかる時間を見積もっていない」ことが考えられます。

具体的には、タスク管理はしているけど、仕事の時間配分ができていないケースです。

多くの場合、タスク管理やスケジュール管理はしていても、仕事がどれだけかかるのかという予測をしている人は少ないです。

そのため、仕事がなんとなく遅くまで続いてしまい、気がつけば残業をしていることになります。

報連相ができていない

報連相（報告、連絡、相談）ができていないと、仕事が遅くなってしまいます。

なぜなら、報連相は仕事を円滑に進めるための方法だからです。

具体的に報連相が上手くいっていない場合、次のようなことが挙げられます。

・報告：仕事の進捗や経過を伝えていなかったり、正確な報告ができていないため、仕事の工数が増える

・連絡：仕事で重大なミスにつながることがあったとしても、言い出すことができず後になってミスが発覚する

・相談：判断に迷うことがあった時に、相談できない状態が続き次の行動ができない

とくに新人や社会人経験が浅い方にとっては、マイナスな報告はあまりしたくないものです。上司に怒られるのではないかと思ってしまうからです。

そのため、なかなか言い出すことができず、重大なクレームや事故につながってしまったということもよくあります。

仕事が早い人の特徴5選

ここからは、仕事が早い人の特徴を5つ紹介していきます。

改善できそうなポイントがきっと見つかるはずですので、ぜひチェックしながら読み進めていきましょう。

1つずつ見ていきます。

スケジュール管理が上手い

スケジュール管理が上手い人は仕事が早いです。

具体的には、次の3つを実践しています。

• タスク管理
• 優先順位付け
• 所要時間の予測

基本的に多くの人はタスク管理をしていると思います。しかし、それだけでは仕事のスピードは上がりません。

仕事が早い人は、タスクに優先順位をつけて、どれぐらいの時間がかかるのか予測をして仕事をしています。

また、スケジュール通りにいかなかったときのためにバッファ（余白の時間）をあらかじめ確保しています。（例えば、1～2時間は確保して、イレギュラーの仕事が来た時に対処できるよう準備をしている）

つまり、仕事が早い人は、全体のスケジュールを管理する力が高いということです。

メールの管理が上手い

メールの管理が上手い人は、仕事のスピードが早い傾向です。

具体的に実践していることは、「メールのフォルダ分け」「署名の設定」「予約メール」などがあります。

なぜ、メールのフォルダ分けが必要なのかというと、「メールが埋もれてしまう」からです

つまり、メールがどこに行ったのか、このメールへの対応は済んでいるのか？といった作業をすることで大幅な時間のロスになることを、仕事が早い人は知っているのです。

そのため、リスクヘッジとして上記のような対策をしています。

隙間時間を有効活用している

仕事が早い人は、隙間時間を有効活用しています。

例えば、電車の移動時間やMTGまでの5～10分の準備時間など、隙間で対応できると感じたらすぐに行動しています。

なぜなら、すぐに対処できることは、「タスクにさせない」と考えているからです。（わざわざタスクにするまでもないということ）

私が知っている身近で仕事の早い人は、この隙間時間の活用が本当に上手だと感じます。

今使っている時間の中で、5～10分と生み出せるものはないか？と工夫して時間を作っていくことが大切です。

1つの仕事で2つ以上の成果を生み出せる

仕事が早い人は、1つの仕事で2つ以上の成果を生み出すことができます。いわゆる「一石二鳥」というものです。

例えば、取引先に事務的な連絡をするときに、営業活動も一緒に行うということです。人材系の営業では、電話をかけるたびに「新規で募集はしていますか？」と質問をしています。

こういったように、1度のアクションで2つ以上の成果を生み出せる方法を考えると、時間は一気に削減することができます。

人の力を借りるのが上手い

人の力を借りるのが上手い人は、仕事のスピードが格段に早いです。

なぜかというと、人の力を借りること＝人の時間を借りるということだからです。つまり、自分の使える時間を大幅に増やすことができるのです。

この際に重要なのは、「自分がタスクを抱えずに、すぐに相手に渡す」ことです。

ただ、人の力を借りるとしても、それは社内のメンバーに限った話ではありません。例えば、上司、取引先、お客様など協力してもらえる人がたくさんいると思います。

営業であれば、理想は営業しないで成果を生み出すことです。それができる人は取引先やお客様から紹介をしてもらっています。だから、残業をしなくてもトップの成果を生むことができるのです。

まとめ

今回は、仕事が終わらない原因と仕事が早い人の特徴5選というテーマでお話をしてきました。

改善できそうなポイントがきっと見つかったのではないかと思います。

今回の内容のまとめになります。

仕事が早い人の5つの特徴は次の通りです。

ぜひ、仕事の中で1つずつ見直して実践していきましょう！